En el negocio de la administración de inmuebles, el crecimiento suele venir acompañado de una carga de trabajo administrativa constante que crece de manera paulatina con cada nuevo contrato. Una carga que termina por absorber el tiempo y en muchas ocasiones la calidad de vida de los administradores de las inmobiliarias.
Durante mis años analizando y diseñando soluciones tecnológicas para el sector inmobiliario, he visto un patrón recurrente: inmobiliarias que celebran cómo su portafolio va creciendo mes a mes, sin calcular ni planificar el impacto que este crecimiento tendrá en sus áreas administrativa y contable. El desgaste y sus impactos no llegan de golpe; al principio es fácil gestionar 10, 20 e incluso hasta 30 contratos, pero al superar esa cifra, el Excel se queda corto y el equipo empieza a dedicar gran parte de su jornada, y en muchas ocasiones más allá de la jornada, a generar facturas, descargar y conciliar movimientos, preparar información para las declaraciones de impuestos, el cuadre de caja, entre muchas otras labores.
Y en este mar de procesos manuales y desarticulados, la conciliación bancaria es uno de los que más tiempo consume, aún más si consideramos el registro contable de esos movimientos financieros. La conciliación bancaria tradicional puede convertirse en un drenaje de tiempo y rentabilidad para el sector inmobiliario si no se aborda de forma integral.
En nuby somos muy conscientes de esto y uno de mis objetivos como Director de Innovación es construir las herramientas necesarias para que la conciliación bancaria y su contabilización sean fáciles, transparentes y seguros.
«Creo en la tecnología como un liberador que le debe permitir a los administradores y gerentes de las inmobiliarias, recuperar su tiempo, calidad de vida y tranquilidad.»
¿Por qué seguimos atrapados en el trabajo repetitivo?
Existen múltiples razones por las que la mayoría de las inmobiliarias siguen atrapadas en el trabajo repetitivo pero las principales son:
- Uso de herramientas no especializadas: un alto porcentaje de inmobiliarias usa Excel como base de datos y sistema de gestión principal de su negocio asumiendo grandes riesgos por errores humanos, pérdida de datos e información y falta de herramientas de auditoría y trazabilidad.
- Sistemas no integrados: la práctica común es tener un CRM para el manejo de clientes, Excel o algún ERP para el manejo de contratos y la operación diaria, y un sistema contable normalmente provisto por el contador, para llevar la contabilidad y todos estos sistemas están desacoplados, no se comunican en tiempo real y la información no sólo está dispersa sino que tiene un alto riesgo de no ser coherente en todos los sistemas.
- Creencia de que los sistemas especializados son caros: tradicionalmente el software de gestión especializado se ofrecía bajo modelos, ya obsoletos, que requerían largas jornadas de capacitación y todo un equipo para su parametrización, configuración y puesta en marcha además de costosas licencias basadas en usuarios y limitación de características y funcionalidades, haciéndolos prácticamente inaccesibles para las inmobiliarias que en su mayoría son pymes.
En nuby nos tomamos muy en serio estos tres aspectos desde nuestro nacimiento. Creamos un ecosistema de soluciones tecnológicas especializadas para el sector inmobiliario, integradas, fáciles de implementar y gestionar y a un costo bajo y transparente que permita a una inmobiliaria, grande, pequeña o recién creada, gestionar todos sus procesos, cumplir con la compleja normatividad tributaria y fiscal de Colombia y crecer, todo ello sin grandes inversiones y en poco tiempo.
La Evolución hacia un Ecosistema Todo-en-Uno
La solución a la ineficiencia no radica en aumentar el personal administrativo, sino en unificar la operación bajo la filosofía de los sistemas integrados e intercomunicados.
Cuando el CRM, el ERP y el sistema contable conviven con las pasarelas de pago y los bancos, y todos ellos se integran e intercomunican de manera transparente, los procesos y la vida diaria de todos en la inmobiliaria se simplifica, y aunque lograrlo parece fácil es un proceso complejo que desde la Dirección de Innovación y la Dirección de Desarrollo de nuby venimos recorriendo de forma planificada y estructurada.
Lo primero es entender que usar en mi inmobiliaria un sistema de recaudo online es conciliar en tiempo real el 100% de los pagos que recibimos y por ello nuestro primer paso fue identificar cuáles son las pasarelas que más usan nuestros clientes y empezamos a desarrollar integraciones con estas plataformas para que todas las inmobiliarias que las usan puedan ver como los pagos recibidos se aplican y registran contablemente de forma automática.
Pero sabemos que un gran número de inmobiliarias no usa una plataforma ya que el esquema de costos basado en porcentajes no es atractivo para la inmobiliaria o el volumen de transacciones no es atractivo para la pasarela, y por ello trabajamos en una primera versión de nuestro sistema de conciliación automatizada con el objetivo, inicial, que el 100% de los pagos que reciben puedan ser conciliados de forma semiautomática usando los reportes de Excel que se pueden descargar desde los bancos.
Ahora bien, entendemos que los pagos recibidos son sólo un pequeño porcentaje del total de transacciones financieras que cada mes realiza una inmobiliaria y conscientes de ello en esta primera versión de nuestro módulo de conciliación bancaria automatizada y soportada por inteligencia artificial, le incluimos la posibilidad de identificar y conciliar algunos gastos como pagos a propietarios, aún así sabemos que nos falta mucho camino por recorrer en este proceso y eso lo evidenciamos en la presentación del módulo realizada el 17 de junio pasado, a nuestros clientes del programa de Beta Testing de nuby. Ese día algunos de nuestros clientes (inmobiliarias reales como Bohío SAS, Komfort, Rentacasa, Boceto Inmobiliario y Monserrate Inmobiliaria, entre muchos otros que asistieron) nos expresaron sus recomendaciones, mejoras y críticas y sobre ellas continuamos nuestro trabajo y ahora estamos trabajando en una segunda versión que incorporará todo el sentir y las necesidades de nuestros clientes, porque en nuby la innovación se co-crea de la mano de nuestros clientes que son nuestra fuente de inspiración y validación más importante.
Algunos retos que recibimos ese día para nuestra conciliación 2.0 fueron:
Caso 1: El reto de la falta de información en los extractos bancarios (Aporte de Duban Chica de Bohío SAS)
- El Escenario Planteado por Dubán: Dubán aportó un punto muy valioso sobre la realidad de la banca colombiana; señaló que es común que los extractos carezcan de NIT, cédula o identificación del tercero. En su experiencia, un registro genérico de $1.200.000 que solo dice «Transferencia Recibida» junto a la sucursal donde se recibió el pago, requiere un criterio de validación cuidadoso para no automatizar cruces erróneos.
Caso 2: Generación controlada de la facturación (Observación de Carlos Mario Galeano)
- La Observación de Carlos Mario: Carlos Mario aportó una perspectiva clave respecto al control de la facturación y es la necesidad de evitar la creación duplicada de documentos electrónicos que se envían a la DIAN, es decir implementar una rigurosa verificación antes de crear un documento.
Caso 3: Identificación, parametrización y conciliación automática de movimientos regulares
- El Escenario: varios de los asistentes comentaron que existen varios tipos de movimientos bancarios regulares que se repiten cada mes y que deberían identificarse, parametrizarse y conciliarse de forma automatizada, 4×1.000, intereses, pagos de nómina, servicios públicos, impuestos, entre muchos otros generan alta carga y son fácilmente identificables y parametrizables ahorrando tiempo y esfuerzo.
Todos estos aportes, súper relevantes, nutren nuestro equipo de innovación y nos dan una ruta clara para seguir, por ello nuestro módulo de conciliación 2.0 se plantea como un sistema inteligente, eficiente y seguro que vendrá a solucionar estas necesidades y prioridades de nuestros clientes para sus procesos de conciliación bancaria.
Lo que viene: IA, Automatización, Control y Seguridad. Más tiempo para nuestros usuarios.
El módulo de Conciliación Bancaria de nuby funciona de manera integrada con el ecosistema financiero de la plataforma. Sus características clave incluyen:
- Contabilización Asistida por Lotes: Generación de Recibos de Caja para inquilinos, Comprobantes de Egreso para propietarios y pagos de Nómina Electrónica de forma consolidada al finalizar la validación del extracto.
- Detección de Preexistencias: El motor de duplicación de nuby identifica si un movimiento del banco coincide en fecha, valor y tercero con un documento ya registrado de manera manual en el ERP, asociando el registro y cerrándolo sin duplicar el asiento contable.
- Resolución Directa de Ajustes: Posibilidad de registrar anticipos, transferencias entre cuentas o gastos imprevistos directamente desde el panel de resolución, manteniendo la trazabilidad con el extracto bancario.
- Parametrización y Conciliación de Gastos Regulares: Posibilidad de configurar cómo se deben contabilizar los gastos regulares, parametrización de su identificación en los estados de cuenta de los bancos y reconciliación automatizada potenciada por IA, logrando en todo momento corregir desde el panel de resolución.
- Conciliación Automatizada de Más del 90% de los Movimientos Bancarios: Queremos identificar todo tipo de movimientos sean ingresos o egresos, mediante la IA poder determinar su origen y concepto y preconciliarlos y reconocer rutinas de conciliación para que el sistema aprenda y conozca las particularidades de nuestra inmobiliaria y nuestros clientes y así ir avanzando en el camino de conciliar automáticamente más del 90% de los movimientos con una certeza y seguridad alta.
Un paso adelante en la gestión inmobiliaria
Con esta actualización, buscamos transformar el rol de las áreas administrativa y contable en las inmobiliarias colombianas. El objetivo no es reemplazar el criterio humano, sino potenciarlo, eliminando la digitación innecesaria y el reprocesamiento transaccional.
Te invito a unirte a nuestra lista de espera para el módulo de Conciliación Bancaria y conocer de primera mano cómo impulsamos la innovación y la libertad en el sector inmobiliario colombiano.
¡Más tiempo, más libertad, más calidad de vida!
Por: Jorge Tobón
Director de Innovación
nuby
